Roczne sprawozdanie finansowe to jeden z tych ważniejszych dokumentów w spółkach prawa handlowego oraz spółkach osobowych zobowiązanych do prowadzenia pełnych ksiąg. Termin na sporządzenie tego sprawozdania zbliża się szybko, a za jego niezłożenie grożą sankcje karnoskarbowe i odpowiedzialność karna Zarządu.

Sprawozdanie finansowe – kto musi sporządzać
Do sporządzania sprawozdania finansowego obliguje nas Ustawa o rachunkowości.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:
• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny
• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (na przykład spółki jawnej), jak też osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia. Liczy się to jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie.

Terminy sporządzenia (podpisania) sprawozdania finansowego 2025
Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa w tym roku 31 marca 2025. Osobą odpowiedzialną za sporządzenie takiego sprawozdania jest kierownik jednostki (to obowiązek osób zarządzających firmą).

Kierownikami jednostki mogą być:
• członkowie zarządu spółki kapitałowej
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej
• likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym
• członkowie organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Tego dnia (31.03) upływa termin podpisania sprawozdania w postaci pliku xml. Podpisuje taki dokument osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe (księgowy firmy lub przedstawiciel biura rachunkowego) oraz kierownik jednostki.

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Wcześniej jednak pozostałe osoby muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie albo odmówić złożenia takich oświadczeń.

Pamiętaj! Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. Zarówno odmowa podpisu sprawozdania finansowego jak i odmowa złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia.

Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.

Co musi zawierać sprawozdanie finansowe jednostki?
Przede wszystkim takie sprawozdanie musi być sporządzone w walucie i języku polskim.
Sprawozdanie składa się z:
• bilansu – wykazuje się w nim stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
• rachunku zysków i strat – wykazuje się w nim oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
• informacji dodatkowej – która zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Jak musi być przygotowane sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów. Najczęściej wspomagają w tym przedsiębiorców biura rachunkowe, które przez kilka ostatnich lat dobrze opanowały funkcjonowanie systemu.

Obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacje, stowarzyszenia, związki zawodowe.

Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe jednostki

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR:
– Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości.
– 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych:
– Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI
– W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe:
– Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI
– 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego

Spółki cywilne:
– Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.

Sprawozdanie do KRS można złożyć po założeniu konta na Portalu Rejestrów Sądowych:
• co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• w niektórych wypadkach odpłatnie do KRS przez system S24

Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli brak takiej osoby, zgłoszenia można dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika.

Płatne złożenie sprawozdania finansowego oznacza złożenie płatnego (140 zł), elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych.

Wszystkie procedury sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego są wspomagane przez biura rachunkowe. Nasze biuro rachunkowe ZYSK również pomaga swoim klientom w odpowiednim i rzetelnym przygotowaniu sprawozdań finansowych oraz prowadzi klientów przez proces złożenia dokumentacji do odpowiednich organów, z zachowaniem wszystkich terminów.